Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, mamy przed sobą wiele przygotowań, które należy rozpocząć kilka miesięcy naprzód, zależnie od wagi wydarzenia. Podstawą działań jest określenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne ważne pytania, na które musimy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzito: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas zadowala, aby organizacja konferencji lub szkolenia okazała się sukcesem? Czy program konferencji będziepodzielony na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jakim budżetem dysponujemy? W odpowiedzi na te kwestie bardzo pomocny okaże się program, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.