Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, mamy przed sobą wiele działań, które należy rozpocząć wiele tygodni naprzód, w zależności od wagi wydarzenia. Początkiem działań jest ustalenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne istotne zagadnienia, na które musimy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzito: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja konferencji lub szkolenia okazała się sukcesem? Czy program konferencji będziepodzielony na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te pytania niezwykle przydatny okaże się plan konferencji lub szkolenia, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.

Jeśli organizujemy szkolenie, warto porozmawiać z szkoleniowcami i trener, ile czasu zajmie im zrealizowanie określonej tematyki szkolenia i czy dawka wiedzy, jaką chcą przekazać, nie przytłoczy zanadto uczestników. Zajęcia należy układać blokami tematycznymi, przewidując przerwy na kawę lub posiłek. Magnesem przyciągającym uczestników może być wspólna kolacja integracyjna, wyjście do opery lub zwiedzanie miasta.
W przypadku konferencji musimy z detalami określić jej zakres tematyczny i poświęcić czas na stworzenie listy występujących na niej specjalistów. Chcemy pozyskać jako wykładowców uznane autorytety z danej branży, musimy ich powiadomić z dużym wyprzedzeniem, a w budżecie uwzględnić kwoty honorariów. Jeśli mamy ograniczone środki, możemy pokusić się o sponsoring firm z branży w zamian za czas na zaprezentowanie ich oferty. Zarówno stworzenie listy osób mających wystąpienia, jak i uczestników konferencji to wielotygodniowe przygotowania. Potem pozostaje opracowanie materiałów, które chcemy przekazać uczestnikom.
Mając określoną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy poszukiwać miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie posiadamy własnej sali konferencyjnej, albo zamierzamy zorganizować szkolenie lub konferencję w innym mieście, np. Wrocławiu, wystarczy wrzucić w google frazy: sale konferencyjne wrocław (pomocne wskazówki), sale szkoleniowe wrocław, sale do wynajęcia Wrocław. Otrzymamy pokaźny wybór firm oferujących te usługi. Dobierajmy miejsce z rozmysłem, bo atrakcje, jakie oferuje wielkie miasto, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji. Decydujmy się na sale konferencyjne- np. czytaj tu, z klimatyzacją, jeśli szkolenie będzie przeprowadzane w porze letniej, z profesjonalnym wyposażeniem, ofertą noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele firm oferujących usługi (księgowość cennik) wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych oferuje pełen zakres usług – wybieramy właśnie takie, sami poświęcając się promocji, czyli jak najszerszym poinformowaniem o tym wydarzeniu, oraz stroną merytoryczną przedsięwzięcia.