W dużej ilości firm można do dnia dzisiejszego zobaczyć wielkie pudła, w jakich przechowuje się dokumenty, które się wystawia. Jeżeli firma należy do większych, to i samych dokumentów będzie dość dużo, niekiedy trzeba przeznaczyć na nie całkiem spore pomieszczenie.

Lecz obecnie nie jest to już konieczne, bo w ostatnich latach regulacje prawne zaczęły dopasowywać się do współczesnych możliwości technologicznych i cyfrowa ewidencja przy wypełnieniu kilku warunków jest jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Oczywiście będzie też dużo bardziej wygodna, bo z archiwum firmowego spokojnie będą mogły zniknąć wszystkie pudła z raportami, rachunkami i fakturami. Co zrozumiałe przejście na elektroniczną archiwizację będzie się wiązało z koniecznością wdrożenia odpowiedniego oprogramowania i wykonaniu zmian w organizacji firmy.http://www.poltrading.com.pl/ (odnośnik)Wiążą się z tym pewne koszty, lecz zalety tego typu rozwiązania są na tyle duże, że bardzo szybko poniesione nakłady będą się zwracać, a firma zacznie pracować efektywniej i wydajniej.

Obecnie zdecydowana większość nowoczesnego oprogramowania typu ERP umożliwia prowadzenie kompleksowej archiwizacji dokumentów pod postacią cyfrową.

Jest więc możliwa pełna obsługa faktur w postaci cyfrowej, razem z wysyłaniem ich do klientów za pomocą elektronicznej poczty, i przesyłanie utworzonych deklaracji do odpowiednich urzędów. Przez to, że praktycznie wszystkie kopie dokumentów dostępne są z poziomu programu, to nie będzie trzeba ich drukować w każdym przypadku i gromadzić w segregatorach. Dla celów podatkowych powinno wystarczyć, jeżeli kopia tych wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a przy jakiejś kontroli szybko można będzie do tych danych sięgnąć. Spora część programów umożliwia także rejestrację i archiwizowanie wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, zamówienia, czy przykładowo oferty. Dzięki temu, że przechowuje się je w formie cyfrowej, to dostęp do nich jest dużo prostszy, oprócz tego ma się większą kontrolę nad tym, kto i kiedy realizował jakieś operacje na nich.